C’est une scène classique d’assemblée générale. Excédés par un syndic qui ne répond plus, quelques copropriétaires arrivent avec le contrat d’un concurrent sous le bras. Ce contrat ne peut pas être soumis au vote : les projets de contrat de syndic doivent être notifiés avec la convocation, et l’assemblée ne délibère que sur les questions inscrites à l’ordre du jour. Résultat, des mois perdus. Un changement de syndic se prépare bien avant le vote, et cette préparation commence par quelques questions simples.

Qu’est-ce qui ne fonctionne pas, exactement ?

Avant de chercher un remplaçant, mettez des faits sur le mécontentement. Combien d’appels et de courriels sans réponse, sur quelle période ? Des décisions d’assemblée jamais exécutées ? Des documents remis en retard au conseil syndical ? Un chantier mal suivi ? Ce relevé sert à deux choses. Il aide à vérifier que le problème vient bien du syndic, et non d’un budget voté trop juste ou d’un prestataire défaillant. Et il fournit la grille pour interroger les candidats : un syndic qu’on quitte pour sa lenteur ne se remplace pas sur le seul critère du prix.

Il arrive que ce relevé, présenté au gestionnaire en place en présence du conseil syndical, règle une partie des difficultés. Le changement reste possible ensuite, avec un dossier plus solide.

Le calendrier laisse-t-il le temps d’une vraie mise en concurrence ?

La date qui compte est l’échéance du contrat en cours, inscrite dans le contrat lui-même. Le mandat d’un syndic ne dépasse pas trois ans. Un changement en cours de mandat suppose un manquement grave et ouvre un terrain plus conflictuel ; le plus simple est de viser l’assemblée qui précède l’échéance.

La loi charge le conseil syndical de mettre en concurrence plusieurs projets de contrat de syndic tous les trois ans, sauf si l’assemblée de l’année précédente a décidé de ne pas y procéder. Tout copropriétaire peut aussi demander au syndic d’inscrire à l’ordre du jour l’examen d’un autre contrat. Dans les deux cas, les projets doivent accompagner la convocation, notifiée au moins vingt et un jours avant la réunion. Pour une assemblée de printemps, il faut donc consulter les candidats dès l’automne ou le début de l’hiver.

Point qui surprend : c’est le syndic en place qui convoque l’assemblée appelée à désigner son successeur. Il est tenu d’inscrire les questions qui lui ont été régulièrement notifiées, contrats concurrents compris, à l’ordre du jour de la prochaine assemblée, ou de la suivante si la demande arrive trop tard. S’il ne convoque pas l’assemblée, le président du conseil syndical peut le mettre en demeure, puis la convoquer lui-même. Mieux vaut donc adresser les demandes d’inscription par lettre recommandée ou par un autre moyen qui en garde la date, et vérifier à réception de la convocation que tous les projets de contrat y sont bien joints.

Que faut-il demander aux syndics candidats ?

Depuis 2015, le contrat de syndic suit un modèle type fixé par décret, et depuis le 1er janvier 2022 chaque proposition s’accompagne d’une fiche d’information normalisée sur les prix et les prestations. Comparer les forfaits est donc devenu plus simple. Les réponses qui feront la différence se trouvent ailleurs :

• qui sera le gestionnaire de l’immeuble, combien de copropriétés il suit déjà et qui le remplace pendant ses absences ;
• comment joindre le cabinet en cas d’urgence, la nuit ou le week-end ;
• quels documents sont déposés sur l’espace en ligne sécurisé que la loi impose, et dans quels délais ;
• combien de visites de l’immeuble prévoit le forfait, et à quelles heures se tiennent les assemblées ;
• quelles prestations seraient facturées hors forfait, au vu de l’historique de votre immeuble en travaux, sinistres et contentieux.

Ces questions valent partout, mais la proximité pèse lourd dans une grande ville. Les copropriétés qui envisagent de changer de syndic à Lille ont intérêt à demander comment chaque cabinet organise sa gestion par secteur, si le gestionnaire connaît déjà les immeubles du quartier et les prestataires locaux, et en combien de temps il peut être sur place après un sinistre.

Méfiez-vous enfin des comparaisons faites sur le seul montant du forfait. Deux contrats proches sur ce point peuvent aboutir à des dépenses annuelles très différentes selon ce qu’ils laissent en dehors.

Comment se déroule le vote ?

La désignation du syndic se vote à la majorité de l’article 25, soit la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents ou non. Si aucun candidat ne l’obtient mais que l’un d’eux recueille au moins le tiers de ces voix, un second vote a lieu aussitôt, à la majorité des voix exprimées. Les copropriétaires absents peuvent voter par correspondance ou se faire représenter, ce qui compte dans une copropriété où la participation est faible.

La résolution fixe aussi la date de prise de fonction du nouveau syndic. Elle doit s’articuler avec la fin du contrat en cours, pour que l’immeuble ne se retrouve à aucun moment sans représentant légal.

Et le lendemain du vote, que devient le dossier de l’immeuble ?

L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 fixe les délais de passation. Dans les quinze jours qui suivent la fin de ses fonctions, l’ancien syndic remet à son successeur la situation de trésorerie et les références des comptes bancaires. Dans le mois, il transmet l’ensemble des documents et archives du syndicat. Dans les deux mois suivants, il verse le solde des fonds disponibles et fournit l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat, après apurement et clôture.

En cas de retard, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical adresse une mise en demeure, puis peut saisir le président du tribunal judiciaire, qui peut ordonner la remise des pièces sous astreinte. Pour ne rien oublier, dressez avec le nouveau gestionnaire la liste des pièces attendues : contrats d’entretien en cours, carnet d’entretien, procès-verbaux, dossiers de sinistres et de travaux, diagnostics.

Une précaution pour la suite : gardez par écrit les réponses données par le syndic retenu pendant la mise en concurrence, et convenez dès sa désignation d’une réunion avec le conseil syndical six mois plus tard. Ces réponses deviennent alors une grille d’évaluation prête à l’emploi, bien plus parlante qu’une impression générale le jour de la prochaine échéance.